Dịch thuật: từ 'nghiệp dư' đến 'chuyên nghiệp'
Đất nước ngày một đổi mới, quan hệ quốc tế mở rộng khiến nhu cầu về dịch thuật gia tăng không ngừng. Nắm bắt nhu cầu đó, rất nhiều đại lý/công ty dịch thuật trong nước được mở ra nhưng chỉ có khoảng 4-5 công ty phát triển và trụ vững trên thị trường còn phần to nhất trong chiếc bánh dịch thuật (dự kiến không dưới 40-50 triệu USD năm 2011), bị các công ty dịch thuật nước ngoài ẵm gọn.

Như vậy, nhìn tổng thể, nghề dịch thuật (cả phiên dịch và biên dịch) ở nước ta đến nay vẫn chưa đạt tới tầm chuyên nghiệp. Và nếu tình trạng "nghiệp dư" này vẫn tiếp diễn thì chúng ta đã tự thua ngay trên sân nhà chứ chưa nói đến tham vọng mở rộng và thâm nhập thị trường quốc tế.
Với mong muốn giới thiệu một quy trình tương đối bài bản để xây dựng đại lý/công ty dịch thuật theo hướng chuyên nghiệp, tôi đã tìm gặp anh Đinh Khắc Tuấn, Giám đốc Công ty Dịch thuật CNN (trang web http://dichthuatcnn.com) - người đã có những thành công nhất định trong lĩnh vực dịch thuật tại Việt Nam để lắng nghe anh chia sẻ chuyện nghề.
Theo anh Tuấn, nếu bạn mong muốn khởi nghiệp trong lĩnh vực này, bạn cần phải có những kiến thức nhất định về nghề. Nếu bạn biết ngoại ngữ thì đây sẽ là một lợi thế lớn. Nếu không thông thạo ngoại ngữ, bạn sẽ khó gặp nhiều khó khăn trong các hoạt động quản lý doanh nghiệp, từ việc đánh giá đúng thị trường cho đến các khâu như tuyển dụng, đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác,...
Điều quan trọng nhất là bạn phải thực sự có niềm đam mê với nghề. Bởi dịch thuật là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng và chính xác. Bạn không thể trở thành “thần đồng” dịch thuật ngay, nhưng nếu có đam mê và sự cần mẫn tích lũy kinh nghiệm, bạn sẽ có thể tiến xa.

Các bước chuẩn bị thành lập agency/công ty dịch thuật
1. Chọn người hợp tác
Theo anh Tuấn, chọn người hợp tác là khâu rất quan trọng, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Để chọn người thích hợp, trước tiên bạn cần phải trả lời ba câu hỏi: "Bạn có thích họ không?", "Bạn có tin tưởng họ không?" và "Bạn có muốn làm việc cùng họ không?" Anh Tuấn cho rằng ba câu hỏi này là quan trọng bậc nhất.

Đương nhiên, khi tìm người hợp tác, bạn nên tìm những người có thế mạnh có thể bổ khuyết cho những điểm bạn còn thiếu. Trong quản lý doanh nghiệp, vấn đề tài chính, nhân sự, marketing và sản xuất là những "chân" rất quan trọng. Nếu bạn giỏi về tài chính hoặc marketing, bạn hãy tìm một người sản xuất tốt,... Tóm lại, bạn nên tìm những miếng ghép còn thiếu để doanh nghiệp của mình phát triển bền vững.
Điều quan trọng hơn hết là khi chọn người hợp tác, bạn hãy nhìn mức độ đam mê, say đắm của họ với công việc, hãy lắng nghe lời cam kết của họ, từ đó chọn cho doanh nghiệp mình những người thực sự tâm huyết.
2. Đặt tên công ty
Ngay khi bắt tay vào việc xây dựng doanh nghiệp, thậm chí từ khâu đặt tên, bạn cần phải suy nghĩ lớn, đừng tư duy theo kiểu "hãy cứ làm và phát triển dần dần" mà phải nghĩ lớn ngay từ đầu. Có thể bạn chưa làm được ngay mọi mục tiêu đề ra nhưng tất cả những điều bạn làm hiện giờ phải phù hợp và dễ dàng bắt nhịp với tương lai sau này. Một lưu ý nữa là tên công ty của bạn phải đăng ký bảo hộ được, phải có tên miền đi kèm. Bạn hãy tham khảo cách đặt tên của các doanh nghiệp trên thế giới và nên nghĩ ra một cái tên phù hợp với thị trường toàn cầu.
3. Xây dựng bản kế hoạch kinh doanh
Với bất kỳ lĩnh vực nào, trước khi thực hiện bạn cần bắt đầu bằng một bản kế hoạch kinh doanh. Trong các bản kế hoạch kinh doanh mẫu đều có tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi để mọi người xác định công việc cần làm. Trong bản kế hoạch này bạn sẽ trình bày chi tiết hàng loạt các danh mục như sản phẩm, dịch vụ cung cấp, thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu, đánh giá tiềm năng ngành, nghiên cứu thị trường (xác định đối thủ cạnh tranh), chiến lược bán hàng, chiến lược marketing, dự báo doanh thu bán hàng, chiến lược phát triển trong vòng 3-5 năm, các sơ đồ tổ chức nhân sự, các mô tả cụ thể từng vị trí công việc, cơ cấu trả lương, tổng quan dự báo về chi phí quản lý, tất cả các chi phí đầu tư cho dự án, tính toán vốn đầu tư cho dự án, thời gian hoàn vốn đầu tư...
Với một bản kế hoạch kinh doanh hấp dẫn, bạn có thể sử dụng để kêu gọi đầu tư, cho nên hãy trình bày rõ ràng và mạch lạc quy trình hoạt động của công ty bạn trên giấy. Ngay cả khi không cần hút vốn đầu tư từ bên ngoài, bạn vẫn phải thực hiện một bản kế hoạch hoàn chỉnh nếu không bạn sẽ không thể biết mình sẽ đi về đâu, không biết sau 1 năm, 2 năm, 3 năm mình sẽ như thế nào. Đặc biệt, khi viết mục tiêu ra giấy và thể hiện bằng sự cam kết thì bạn sẽ có sức mạnh lớn hơn để hành động.
Tuy nhiên, trên thực tế, không bao giờ công việc của chúng ta giống 100% bản kế hoạch mà nó chỉ mang tính tương đối. Điều chỉnh nhưng đừng đi chệch hướng, phải bám sát vào mục tiêu của mình và có sự điều chỉnh phù hợp.
Quy trình triển khai và vận hành công ty dịch thuật
1. Tuyển dụng nhân sự
Một công ty hoàn chỉnh sẽ phải có các phòng dự án, sales, dịch, marketing, kế toán, hành chính - nhân sự, lễ tân, giám đốc. Tuy nhiên, tùy theo quy mô mà bạn có sự điều chỉnh phù hợp hoặc thực hiện chính sách kiêm nhiệm (một người có thể làm ở nhiều vị trí).
Anh Tuấn chia sẻ kinh nghiệm, bản chất của công ty dịch thuật là thuê nhà cung cấp bên ngoài (freelancer). Bởi lẽ, một đại lý/công ty dịch thuật quản lý rất nhiều thứ tiếng và chuyên môn khác nhau, khi mới khởi nghiệp bạn không thể thuê được tất cả những nhân sự này. Các công ty hàng đầu đều quản lý nhân sự theo kiểu "freelancer", có những công ty có tới 50.000 - 100.000 freelancer trên toàn cầu. Cũng có một số công ty sử dụng nhân sự full-time tùy thuộc vào cách quản lý nhưng tuyển cộng tác viên nên là lựa chọn đầu tiên vì bạn sẽ chỉ phải trả theo dự án, không phải trả lương cứng. Số nhân sự còn lại ở công ty bạn chủ yếu là người quản lý và hiệu đính, edit, điều phối,...
3. Quản lý dòng tiền
Khi kinh doanh bạn phải đặc biệt lưu ý đến dòng tiền. Nếu bạn làm 6 tháng mà không còn dòng tiền thì công ty sẽ đi đến phá sản. Bạn phải có vốn dự trù. Nếu phải “lo từng bữa” chắc chắn bạn sẽ không nghĩ được điều gì xa hơn và dễ đi chệnh hướng mục tiêu đề ra.
Với công ty dịch thuật, thực tế nguồn vốn ban đầu cũng không cần quá nhiều. Bạn có thể thuê một văn phòng nhỏ hoặc đặt văn phòng tại nhà. Toàn bộ việc dịch thuật bạn có thể thuê ngoài.
Anh Tuấn chia sẻ, thông thường chi phí dự trù cho công ty dịch thuật trong vòng 6 tháng là hợp lý. Ví dụ nếu bạn tính chi phí hàng tháng khoảng 20 triệu, bạn phải dự trù khoảng 120 triệu, chưa tính tiền đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, đây chỉ là làm quy mô nhỏ, còn làm lớn lại khác. Nếu muốn làm lớn, bạn phải trang bị phần mềm, máy móc, công nghệ, đầu tư rất nhiều cho marketing, thương hiệu, PR,... Nói chung, tùy theo quy mô để xác định số vốn mình cần. Bạn có thể bỏ ra 50 triệu, thậm chí 200-500 triệu đồng để mở công ty dịch thuật. Điều này phụ thuộc vào cách nghĩ, cách làm và khả năng của mỗi người.
5. Xác định sản phẩm/dịch vụ chủ đạo của doanh nghiệp
Thường thì dịch vụ dịch thuật cung cấp toàn bộ các loại hình bao gồm: dịch công chứng, biên dịch, phiên dịch nhưng mỗi công ty có thế mạnh ở một lĩnh vực nhất định. Một số doanh nghiệp không làm phiên dịch mà chỉ làm dịch thuật tài liệu; hoặc có những công ty chỉ làm dịch thuật công chứng nhưng có khách khác họ vẫn làm. Với công ty CNN của anh Đinh Khắc Tuấn, mảng dịch dự án và phiên dịch cao cấp được đầu tư phát triển nhất. Đây là mảng mang lại lợi nhuận chủ chốt của công ty.
Tất nhiên, khi kinh doanh bạn cần đặc biệt lưu tâm đến nhu cầu của thị trường. Sau đó, bạn cần xác định sản phẩm/dịch vụ chủ đạo căn cứ vào thế mạnh của từng doanh nghiệp như nguồn nhân lực sẵn có, mối quan hệ,...
Mỗi loại sản phẩm/dịch vụ dịch thuật có đặc thù riêng. Cho nên, công tác quản lý chất lượng cần được kiểm soát theo quy trình.
5. Chiến lược bán hàng và quảng bá
Trước tiên, bạn cần định hình kênh bán hàng chủ đạo của doanh nghiệp mình. Trong thời đại hiện nay, quảng cáo trực tuyến nên là lựa chọn hàng đầu với các doanh nghiệp. Với công ty CNN, anh Đinh Khắc Tuấn sử dụng marketing online trong chiến lược quảng bá. Ngoài ra anh còn có hệ thống Telesales, các mối quan hệ,... để PR thương hiệu.
Quảng cáo SEO cũng là công cụ mà bạn nên lựa chọn để quảng bá cho lĩnh vực dịch thuật của mình. Thực chất SEO là phương pháp nâng thứ hạng dựa trên những hiểu biết sâu sắc về nguyên tắc đánh giá thứ hạng website của Google. Việc làm SEO một website dịch thuật cũng cần phải đi kèm với việc nâng cao chất lượng website, tối ưu các tiêu chí đánh giá website của Google. Phương pháp này có ưu điểm là chi phí marketing rẻ, quảng bá đến đúng đối tượng quan tâm; tiếp cận số lượng lớn khách hàng; Google là công cụ uy tín, do đó khách hàng sẽ tin tưởng những website mà Google xếp thứ hạng.
Ngoài ra, trên website bạn cũng nên có phần thông tin phản hồi cũng như những cảm nhận từ phía khách hàng. Được khách hàng ưa chuộng, sản phẩm sống; khách hàng tẩy chay, sản phẩm chết. Khách hàng quyết định số phận sản phẩm, nên không thể xem nhẹ ý kiến khách hàng. Hãy để những người sử dụng dịch vụ của bạn nói về bạn vì đó sẽ là công cụ marketing hiệu quả nhất cho các khách hàng khác của bạn.
6. Xây dựng quy trình làm việc
a, Quy trình dịch thuật
Mỗi phòng ban trong công ty sẽ có những cách thức làm việc khác nhau và bạn phải chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu để thành công nhanh hơn. Với một công ty dịch thuật, quy trình quan trọng bậc nhất chính là quy trình dịch thuật. Bởi vì để có được những bản dịch chất lượng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, bạn cần xây dựng quy trình dịch thuật thống nhất và chuyên nghiệp. Nhìn vào quy trình này, chúng ta cũng dễ hình dung ra mạng lưới phòng ban nhân sự của một công ty dịch thuật.
Bạn có thể tham khảo quy trình dịch thuật của công ty CNN:

- Quy trình biên dịch:
Phân tích tài liệu: Sau khi nhận được tài liệu cần dịch, nhân viên quản lý dự án nghiên cứu tính chuyên ngành của tài liệu, thời hạn hoàn thành, bảng thuật ngữ, các yêu cầu của khách hàng v.v để lựa chọn nhóm dịch và phân bổ thời gian phù hợp.
Lập kế hoạch thực hiện: Nhân viên dự án lập kế hoạch thực hiện và bàn giao cho một nhóm dịch thuật và hiệu đính đáp ứng được tính chuyên ngành, yêu cầu chất lượng và tiến độ của dự án cần dịch.
Dịch thuật: Các biên dịch viên thống nhất thuật ngữ chuyên ngành trong tài liệu và tiến hành dịch.
Hiệu đính: bao gồm Formating (tài liệu dịch xong được chỉnh sửa để đảm bảo tính thẩm mỹ) và Proofreading (đọc lại dự án, kiểm soát về nội dung, thẩm mỹ, thẩm định chất lượng).
Đọc sửa và trình bày bản dịch: Sau khi hoàn thành bản dịch và hiệu đính, trưởng nhóm dịch tiến hành đọc sửa và format lại tài liệu lần cuối để chuyển bản dịch hoàn chỉnh cho nhân viên dự án.
Kiểm tra tài liệu: Nhân viên dự án nhận lại bản dịch từ trưởng nhóm dịch và kiểm tra tài liệu lần cuối, nếu phát hiện có sai sót sẽ chuyển ngay cho trưởng nhóm dịch tiến hành chỉnh sửa lại.
Bàn giao tài liệu: Nhân viên dự án giao tài liệu đã hoàn thành cho khách hàng theo đúng thời hạn và phương thức giao nhận đã thỏa thuận.
Chỉnh sửa theo yêu cầu: Nếu khách hàng phát hiện bản dịch có thiếu sót hoặc cần bổ sung thêm, nhân viên dự án chịu trách nhiệm tiếp nhận phản hồi, yêu cầu của khách hàng và tiến hành cho chỉnh sửa kịp thời.
Với quy trình phiên dịch, thường bao gồm các bước cơ bản sau:
- Nhận yêu cầu phiên dịch của khách hàng: sau khi tiếp nhận yêu cầu cần phiên dịch của khách hàng như cấp độ phiên dịch, chuyên ngành phiên dịch, ngôn ngữ phiên dịch, công ty sẽ tư vấn cho khách hàng lựa chọn cấp độ phiên dịch tốt nhất và báo giá cho khách hàng.
- Phân tích yêu cầu phiên dịch của khách hàng: để đảm bảo yêu cầu về chất lượng phiên dịch, doanh nghiệp sẽ có buổi thảo luận với khách hàng và trao đổi với phiên dịch viên để hiểu rõ hơn về yêu cầu của khách hàng, tính chất công việc và khả năng đáp ứng của phiên dịch, gửi tài liệu tham khảo nếu có.
- Chọn phiên dịch viên theo chuyên ngành, theo cấp độ: chất lượng phiên dịch là yếu tố quan trọng, phiên dịch viên được quản lý trên hệ thống phần mềm có phân chia chuyên ngành, cấp độ đảm bảo cho việc lựa chọn đúng người đúng việc để tiết kiệm chi phí cho khách hàng và đảm bảo về chất lượng công việc.
- Gửi CV của Phiên dịch viên cho khách hàng lựa chọn phiên dịch: để đảm bảo uy tín, sự hài lòng của khách hàng doanh nghiệp sẽ gửi CV phiên dịch cho khách hàng tham khảo và lựa chọn.
- Tổ chức phỏng vấn phiên dịch để thẩm định chất lượng phiên dịch: khách hàng có quyền lựa chọn phỏng vấn phiên dịch viên của chúng tôi bằng các hình thức kiểm tra CV, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp.
- Thực hiện phiên dịch: phiên dịch được thông báo chi tiết về thời gian, địa điểm phiên dịch, phương tiện đi lại, phiên dịch đến địa điểm phiên dịch sớm 30 phút để chuẩn bị, phiên dịch gặp gỡ bên người phụ trách để nhận tài liệu, carbin, chỗ ngồi, và các lưu ý từ phía khách hàng. - Sau khi kết thúc phiên dịch: bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty sẽ gọi điện cho khách hàng để hỏi ý kiến về chất lượng của buổi phiên dịch để từ đó đúc rút kinh nghiệm và củng cố chất lượng dịch vụ ngày càng tốt hơn nữa.
Để làm đúng quy trình này đòi hỏi bạn phải có hệ thống quản lý lớn với mức chi phí tương đối, công ty phải có lượng doanh thu nhất định mới làm được. Với quy trình của CNN, doanh thu thấp nhất là 300 triệu VND/tháng. Còn với công ty nhỏ, bạn có thể thực hiện chính sách kiêm nhiệm (1 người đảm nhiệm nhiều vị trí) nhưng nhất thiết phải duy trì quy trình làm việc này nếu bạn muốn chú trọng đến chất lượng dịch vụ.
b. Tính giá dịch vụ
Chi phí dịch vụ được định giá theo nhiều tiêu chí mà quan trọng nhất là chất lượng đầu ra của sản phẩm, chất lượng đầu ra lại phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của người dịch. Bảng báo giá dịch vụ còn phụ thuộc vào văn bản thông dụng hay chuyên ngành, mức độ khan hiếm của ngôn ngữ đó hoặc ưu tiên khách hàng dịch với số lượng lớn,...
Bạn hoàn toàn có thể xây dựng mức phí cao hơn nếu quy trình trên có thêm bước người nước ngoài hiệu đính hoặc tiến hành khảo sát, tham khảo bảng báo giá của một số công ty cùng hoạt động trong lĩnh vực này để thiết kế mức giá phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
c. Chính sách bảo mật
Với lĩnh vực này, việc bảo vệ thông tin riêng tư của khách hàng có ý nghĩa tôn chỉ đối với các công ty dịch thuật. Bạn cần xây dựng những chính sách mang tính chuẩn mực cho mọi nhân viên, cộng tác viên và yêu cầu họ tuân thủ việc bảo mật các thông tin về tài liệu của khách hàng.
Nhân viên thuộc phòng dịch thuật không được liên hệ với cơ quan, cá nhân có liên quan đến tài liệu, dự án dịch bằng bất cứ hình thức nào. Tuyệt đối không tiết lộ nội dung trong tài liệu dịch với bất cứ ai.
d. Đào tạo nhân sự
Trước khi tiến hành đào tạo, bạn cần đánh giá thực trạng năng lực và kết quả công việc của nhân viên so với những mục tiêu cụ thể đặt ra. Từ đó, bạn phân tích những nhân tố tác động tới kết quả công việc của nhân viên. Sau khi đánh giá phân tích, bạn phải chỉ ra được nhân viên cần được đào tạo những gì, mục tiêu đào tạo phải đạt tới.
Hãy liên tục mở rộng danh sách khách hàng truyền thống của mình bằng những chính sách đãi ngộ thỏa đáng nhất. Anh Tuấn cho biết: “Sự chăm sóc ân cần từ những điều nhỏ nhất như gửi tin nhắn SMS nhân dịp sinh nhật hay những ngày lễ cho đến những món quà thực sự có ý nghĩa hoặc chiết khấu % trên đơn hàng sẽ khiến khách hàng luôn nhớ về công ty bạn”.
Như đã nói ở trên, thị phần dịch thuật trong những năm qua ở Việt Nam bị công ty nước ngoài "ẵm gọn". Các công ty dịch thuật nước ngoài nhảy vào chiếm lĩnh hầu hết các hợp đồng lớn với các tổ chức và công ty "đại gia" như Samsung, Toyota, Panasonic,... Tuy nhiên, thị trường này vẫn được đánh giá là tiềm năng. Vì vậy, lời khuyên của anh Tuấn đối với các bạn trẻ là hãy làm chuyên nghiệp ngay từ đầu để có thể cạnh tranh với những công ty nước ngoài ở Việt Nam. “Chúng ta hoàn toàn có thể chiếm được những đơn hàng lớn của họ và "đi tắt đón đầu" phát triển nếu thực hiện chính sách quản lý chất lượng tốt”, anh Tuấn cho hay.
Theo học làm giàu

Công ty ORIENTAL MEDIA là một trong những công ty chuyên tổ chức sự kiện lớn tại Việt Nam. 
Tài liệu cho các buổi Tranning của các chuyên gia nước ngoài là những tài liệu hết sức quan trọng, nó sẽ góp phần quyết định vào việc buổi Trainning đó có thành công hay không. Công ty BlueScope Steel là một trong những nhà sản xuất thép tấm hàng đầu tại khu vực Châu Á Thái Bình Dương đã tin tưởng 
Dầu cọ và cao su là một trong những mặt hàng xuất khẩu lớn của Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai.
Công ty Metro Cash & Carry Việt Nam là một trong những Công ty có quy mô lớn nhất tại Việt Nam với chuỗi hệ thống siêu thị lớn trên khắp các tỉnh thành Việt Nam.
Dịch phim
Dịch thuật CNN
Tập đoàn
Sự kiện Hoa hậu trái đất 2010 được tổ được chức tại Vinpearl Land - Nha Trang là lần đầu tiên Việt Nam đăng cai toàn bộ cuộc thi với hơn 90 hoa hậu đến từ 90 quốc gia trên thế giới.
Công ty dịch thuật CNN có cơ hội trở thành đối tác của khoa Quản Trị Kinh Doanh - ĐH Quốc Gia Hà Nội trong dự án dịch hồ sơ học viên từ Việt - Anh. Toàn bộ hồ sơ này đã được chuyển dịch một cách đầy đủ và chính xác, đảm bảo thông tin bảo mật hoàn toàn.

Toàn bộ hồ sơ năng lực, tài liệu, hợp đồng mua bán của công ty Cổ phần Công nghệ Thông tin Viễn thông và Tự động hóa Dầu Khí (PVTech) được Công ty Dịch thuật Chuyên nghiệp CNN dịch sang tiếng Anh. Những văn bản tài liệu kinh tế thông thường nhưng lại gắn liền với quá trình hoạt động của công ty PVTech.
Hội thảo của các chuyên gia giáo dục Columbia về dự án giáo dục tiểu học,
Dự án xây dựng đường sắt đô thị Hà Nội tuyến Cát Linh do viện thiết kế Bắc Kinh đảm nhận và Công ty 
Dự án cải cách giáo dục tiểu học Việt Nam, do chính phủ Columbia tài trợ cho trẻ em nghèo. Với 747 trang tài liệu dự án được chuyển dịch từ tiếng Tây Ban Nha sang Tiếng Việt, tài liệu sẽ được chuyển thể thành sách tiểu học về lĩnh vực toán và tự nhiên xã hội sẽ được chính thức áp dụng từ năm 2015.











